Физическое лицо

В справочнике ведется список всех людей, который могут иметь отношения с предприятием и хранится только личная информация (персональные данные) таких лиц.

В первую очередь к таким людям относятся сотрудники предприятия (выполняющие работы как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера). Список сотрудников также ведется в отдельном справочнике сотрудников, где хранится их кадровая информация. Работу с сотрудниками, в том числе с их личными данными, удобно осуществлять именно из справочника сотрудников.

Помимо сотрудников в список физических лиц могут быть добавлены акционеры или прочие лица, которые сотрудниками предприятия не являются, но которым выплачивается доход, и, следовательно, может потребоваться рассчитать с этого дохода налог.

Карточка физического лица

Фамилия, имя и отчество вносятся в поле ФИО одной строкой, однако программой они разбиваются на три строки (фамилия, имя и отчество) и хранятся отдельно. ФИО, состоящее более чем из трех слов, также вносится в это поле целиком.

Если человек изменил фамилию, имя или отчество, то это следует отразить в отдельном окне по ссылке Изменить ФИО. В этом случае история изменения ФИО будет сохранена в программе, что важно, например, при формировании отчетности. Непосредственно поле ФИО следует редактировать в том случае, если при вводе была допущена опечатка. Просмотреть и отредактировать историю изменения ФИО можно по ссылке История ФИО.

Чтобы не допустить дублирования физических лиц, их ввод автоматически контролируется. Если после ввода ФИО обнаруживается, что физическое лицо с такими же или похожими данными уже было зарегистрировано в программе, то программа сообщит об этом в отдельном окне.

Закладка "Главное"

Если в программе используется ограничение доступа на уровне записей с точностью до физических лиц, то следует указать группу доступа, к которой относится этот человек. Тогда он будет доступен только тем пользователям, права доступа которых предполагают работу с этой группой.

Дата рождения физического лица используется в различных отчетах, а также влияла на расчет страховых взносов в ПФР до 2014 года. Пол физического лица также может использоваться при формировании отчетности.

Для физического лица можно указать место его рождения. В программе эта информация используется при подготовке анкет для ПФР, при формировании личной карточки Т-2 (Т-4), заявках на открытие лицевых счетов в рамках электронного обмена с банками. Место рождения вводится в отдельном окне.

Номера ИНН и СНИЛС (страховой номер ПФР) используются при формировании отчетности.

По умолчанию считается, что лицо является гражданином России. Для иностранных граждан можно указать страну, гражданином которой оно является (или указать, что это лицо без гражданства). Эта информация не влияет на расчет налога и взносов, она может использоваться, например, для отчетов. Информация о статусе иностранного гражданина в целях расчета страховых взносов указывается в разделе Страхование, а о статусе физического лица в целях расчета НДФЛ указывается в разделе Налог на доходы (если этот человек уже оформлен как сотрудник, то раздел доступен только из карточки сотрудника).

Если лицо не является гражданином России, то помимо указания его гражданства следует указать дату, с которой в программе будет считаться, что лицо имеет указанное гражданство. Это может быть, например, дата приема сотрудника на работу, начало текущего года, дата рождения лица. Если гражданство менялось, то следует указать дату изменения. Историю изменения сведений гражданства лица можно посмотреть по соответствующей ссылке.

Для физического лица можно указать сведения об одном документе, удостоверяющем личность и о произвольном количестве других документов. Вид документа выбирается из списка, сформированного согласно законодательству. Далее указываются все реквизиты документа – эти сведения используются при формировании отчетности.
Если сведения о документе изменяются, то необходимо указать дату, с которой действуют новые сведения. При первоначальном вводе сведений в качестве этой даты автоматически заполняется дата выдачи документа.
Сведения о произвольных документах можно ввести по ссылке Все документы.

Фамилия, имя и отчество физического лица хранятся отдельного от его представления в программе (в списках, отчетах). Под представлением по умолчанию понимается фамилия, имя и отчество человека, записанные одной строкой. Имеется возможность расширить это представление, дополнить его произвольным текстом. Настоящие фамилия, имя и отчества человека при этом не изменятся. Такое дополнение необходимо использовать, например, если в программу вводятся полные однофамильцы.

Закладка "Адреса, телефоны"

Для физического лица можно указать контактную информацию разного типа: адреса, телефоны, адрес электронной почты и т.п.
По умолчанию предлагается указать адреса по прописке и фактического проживания, они используются в различных отчетах. Адрес за пределам РФ используется при подготовке 2-НДФЛ за иностранных граждан, Адрес для информирования – использовался при подготовке сведений персонифицированного учета для ПФР до 2013 года. Домашний и рабочий телефоны также могут использоваться при подготовке отчетности.

В справочник Виды контактной информации (раздел Администрирование/Общие настройки) можно добавить другие произвольные виды контактной информации, которые требуется просто хранить в программе. Также в нем можно изменить порядок следования видов информации, и в таком порядке они будут выводиться в карточку.

Дополнительные данные

Имеется возможность самостоятельно добавить любые произвольные сведения о физическом лице и использовать их для вывода и списки и отчеты. Возможность выбирается в разделе Администрирование/Общие настройки путем установки флага Дополнительные реквизиты и сведения. После ее выбора становится доступно описание произвольных реквизитов и сведений для физического лица. Такие дополнительные реквизиты редактируются на закладке Дополнительные данные.

Другие разделы карточки

По ссылкам из карточки физического лица можно открыть окна для просмотра и редактирования других сведений о нем:

• Работа
• Страхование
• Налог на доходы (ссылка доступна, если этот человек еще не оформлен как сотрудник)
• Воинский учет (ссылка доступна, если в настройках кадрового учета выбрана возможность ведения воинского учета)
• Образование, квалификация
• Семья
• Трудовая деятельность